Elisabeth Udina
Elisabeth Udina: "A l’administració pública mai ningú hi ha establert una manera de treballar"
En el marc de la Fira Municipalia, diversos experts en gestió municipal van passar per l’estand d’Alcaldes.eu. Avui presentem l’entrevista a Elisabeth Udina, fundadora i directora general de la consultora Buisi Tools S.L.





En una anterior etapa professional, Elisabeth Udina va ser secretaria-interventora de l’administració local i va col·laborar en un dels articles del llibre anual d’Alcaldes, del 2013. Ara, 6 anys després, hem tornat a coincidir amb ella a la Fira Municipalia. En aquest temps va prendre’s una excedència i ha fundat Buisi Tools S.L, una empresa de consultoria especialitzada en sector públic i administració electrònica. Viva i enèrgica, coneix l’administració pública de l’a a la z després d’haver-hi estat treballant al llarg de gairebé quatre dècades. Una dona de reptes, com es defineix a si mateixa, que ara afronta amb èxit el de portar l’administració virtual fins al darrer racó del municipalisme.

Buisi Tools ofereix solucions eficients a les administracions que beneficien a polítics, funcionaris i ciutadans.
Vam conèixer-la fa sis anys. Vostè va escriure un article tècnic sobre administració virtual en un dels nostres llibres anuals. Ara és empresària. Quines coses han passat pel camí?
Soc secretaria-interventora de l’administració des de 1985 i tinc prop de 40 anys d’experiència. En cert moment vaig veure que els ajuntaments petits, amb menys recursos i les mateixes obligacions, havien de fer front als requisits de la Llei d’Accés a l’Administració Electrònica de 2007. Era un repte brutal que encara avui està sent derogat i substituït, perquè era i és una llei molt complicada. Fa uns anys vaig tenir la sort de tractar amb un alcalde que volia reconstruir tot el sistema de gestió del seu ajuntament. Em va dir que em donava carta blanca i recursos per ajudar-lo. Vam construir-li un model de treball nou, l’eSET.

En què consisteix?
Quan estàs en ajuntaments petits t’adones que no sempre hi ha possibilitat de tenir un secretari. La llei preveu la possibilitat d’acumular-te (que un secretari titular d’una plaça s’acumuli amb els dels altres), però acaba sent insostenible per a moltes d’aquestes persones. A l’administració pública mai ningú s’ha dedicat a establir una manera de treballar. Cadascú s’ho fa com pot i es busca la manera de donar els resultats que se li demanen. Però no hi ha transversalitat, perquè és impossible. En aquell moment, i per pròpia salut, em vaig adonar que calia pensar en un model de feina diferent. Va néixer l’eSET, que va tenir èxit i que s’ha adoptat en més de 200 municipis catalans. Busca racionalitzar processos, simplificar les coses, posar-les a l’abast dels recursos reals que hi ha. La idea inicial era la de fer possible que un únic secretari portés la gestió de 4 ajuntaments de la mateixa manera i des d’un sol lloc, optimitzant així recursos i aportant eficàcia.

"La idea inicial del nostre sistema era la de fer possible que un únic secretari portés la gestió de 4 ajuntaments de la mateixa manera i des d’un sol lloc, optimitzant així recursos i aportant eficàcia"


I d’aquí en penja l’administració electrònica?
Finalment el model ha esdevingut el vehicle perfecte perquè hi aterrés l’administració electrònica. Ofereix moltes possibilitats d’integrar-hi la tecnologia.

Des de que va tenir la idea fins que va materialitzar el seu projecte, per quants processos va passar?
La sort va ser tenir una idea de quelcom que el mercat necessitava. Jo coneixia bé el mercat, perquè l’havia observat molt i escoltat encara més. Ara fa sis anys que coneixem les cuines de tots els ajuntaments, i les persones que en formen part. Contínuament sentim les seves queixes, reivindicacions, necessitats recurrents. Un dia dius: ‘si tothom es queixa del mateix, potser és que ningú no els dona solució’. A Buisi Tools hem analitzat tot això i hi hem donat resposta.

Quins són els objectius principals de la seva activitat?
El primer i principal és el d’oferir servei al sector públic. Ho fem posant l’atenció en tres focus: els funcionaris i la seva manera de treballar; l’administració electrònica i els ciutadans; i, finalment, els polítics. Aquests darrers venen amb aprenentatges distints de casa. En ocasions venen del sector privat i coneixen unes maneres de fer que xoquen amb les del sector públic. Potser necessiten un “traductor” que els ajudi a entendre els avantatges que tenen altres maneres de funcionar. També tenim altres objectius.

"Molts polítics venen del sector privat i tenen unes maneres de fer que xoquen amb les de l’administració pública. Potser necessiten un “traductor” que els ajudi a entendre els avantatges que tenen altres maneres de funcionar"


Digui’ns-els, si us plau.
Volem ajudar a la implantació dels processos d’administració electrònica en la part interna (o back-office) dels ajuntaments. Voldríem que la tecnologia fos un eix de canvi en tots els consistoris i per a tots els polítics i ciutadans. I, per fer-ho, tenim serveis com l’anomenat OAC 360 que els ajuntaments poden adquirir. Durant 12 hores ininterrompudes hi ha un equip de professionals que posem al servei dels seus ciutadans per ajudar-los a fer la presentació de qualsevol document: instàncies, recepció de notificacions, quan es “penja” el certificat electrònic, etcètera.

Creu que l’administració electrònica fomenta la participació ciutadana?
És que jo no sé com es pot entendre l’administració electrònica sense que el paper rellevant el tingui el ciutadà. Finalment, quin sentit té establir plataformes d’accés, documents electrònics, etcètera, si no és perquè ho acabi rebent el ciutadà d’una manera més còmoda, ràpida i segura, evitant-se cues?

"No es pot entendre l’administració electrònica sense que el paper rellevant el tingui el ciutadà"


En quin punt es troba la implementació de l’administració electrònica en els consistoris? 
Deixi’m que li respongui posant el focus en els treballadors i treballadores públiques. Avui en dia, sis anys després d’haver començat el model eSET, molts ajuntaments ja estan en condicions de prestar l’administració electrònica. Encara ens en queden molts, però.

I en relació amb la ciutadania?
Jo diria que a qualsevol ciutadà li agradaria saber com té els seus temes amb l’administració sense haver de moure’s de casa. O poder presentar una instància el diumenge a la nit, o el dia de Nadal, després de dinar, per posar-li un exemple. I que quan reps la resposta no et calgués anar a Correus a buscar-la. El gran benefici de l’administrat seria aquesta comoditat. Però a la vegada aquest també seria el gran benefici del polític.

En quin sentit?
Dels 948 municipis de Catalunya, el 82% tenen menys de 5.000 habitants. Això vol dir que el 82% dels alcaldes tenen, segurament, una dedicació parcial al seu ajuntament, a l’igual que els regidors. Així que quan fan feina municipal, han d’anar al despatx als vespres, els dissabtes, els diumenges... és a dir, en hores en què no hi ha personal. I tothom sap la gran dependència que tenen els polítics del personal, a l’hora de buscar expedients, consultar projectes, etcètera. En canvi, si tens els processos informatitzats, amb una administració electrònica real, pots aconseguir la informació des de qualsevol lloc i de manera assequible. A la fi, el regidor o l’alcalde també poden quedar-se a casa i consultar el que necessiten. A la vegada, això genera beneficis pel funcionari.

Segur que sí.
El treballador públic és el primer patidor dels canvis. A ells se’ls demana la part més grossa de l’esforç. Però també és qui treu el major benefici: de cop i volta el que abans era inseguretat i papers anant amunt i avall de taula en taula, ara és ordre i control. Els documents estan en entorns segurs i es poden consultar, però ningú els pot eliminar per error. Guanyen seguretat. A més, amb la traçabilitat dels assumptes es pot saber qui va més carregat de feina i permet fer justícia a l’hora de definir les assignacions de treball. D’alguna manera, és un pas que permetria apropar-se a la gran quimera de la funció pública, que és la de fer que una part de la retribució dels funcionaris depengui de l’acompliment d’objectius... El funcionari que vulgui dormir tranquil li convé l’administració electrònica. 

"El funcionari que vulgui dormir tranquil li convé l’administració electrònica"


Sabem que vostès donen formacions als funcionaris també.
En els meus gairebé 40 anys d’experiència a la funció pública vaig aprendre que als cursos hi anem tots, però que tots en tornem igual. Hem entrat en una dinàmica en la que la formació equival a la lectura de la llei o del reglament, i tots acabem pensant que ja som prou grandets i que ja sabem llegir. És a dir: cal realment anar a un lloc on et llegeixin la llei? Seria molt millor anar a un lloc on experimentessin amb allò que diu la llei i t’ensenyessin a posar-ho en pràctica.

A Buisi Tools hem creat un sistema anomenat Buisi Game que consisteix en posar el procediment administratiu electrònic en la pràctica. No cal aprendre’s l’article o saber quants articles té la llei, sinó que, a partir de circumstàncies determinades, aprenguis a trobar els recursos que t’ajuden a resoldre-les correctament. És divertit, pràctic i memorable.

"En els meus gairebé 40 anys d’experiència a la funció pública vaig aprendre que als cursos hi anem tots, però que tots en tornem igual"


Com definiria tot el treball que fa amb els alcaldes i les alcaldesses?
Jo el definiria com a familiar. M’atreviria a dir que som l’única consultora formada integralment per persones sorgides del sector públic. Això ens ajuda a saber endinsar-nos en una organització i que puguem parlar-nos amb col·legues, no pas amb clients. Tots nosaltres entenem l’idioma dels polítics i ells ens entenen a nosaltres. Tenim un plus de proximitat i de coneixement, d’haver viscut en primera persona aquelles mateixes circumstàncies. Som reconeguts com a iguals pels treballadors públics, tot i exercint del sector privat. De vegades, amics que tinc treballant en empreses tecnològiques, em pregunten per aquesta relació de confiança. Nosaltres la tenim i ells no.

Quin consell donaria als alcaldes o alcaldesses que encara no han implementat un model com el que vostès proposen?
Els diria tres coses. La primera és simple i clara: “si sabéssiu la quantitat de vots que això us pot donar, no us ho pensaríeu dues vegades”. La segona: “mai sabreu com tenir control en el vostre mandat si no teniu administració electrònica. I la tercera: “si volem posar els ciutadans al capdavant, no com a votants, sinó com a clients del sector públic, l’administració electrònica és l’única opció que tenim en el segle XXI”.

“Als alcaldes els diria que si sabessin la quantitat de vots que l’administració electrònica els pot donar, no s’ho pensarien dues vegades”


Parli’ns de l’organització de Buisi Tools. Com s’estructuren els seus departaments i serveis?
Nosaltres tenim dues divisions: la d’e-consultoria i la de serveis públics (que és responsable de serveis com el de l’OAC 360 que li deia abans, o de Citizen). En aquesta darrera prestem serveis que van a parar als ciutadans. Això ens configura com una empresa que compta amb consultors (que proposen plans d’acció i gestió de relacions de llocs de treball als ajuntaments) i amb agents de servei (que estan a l’altra banda del telèfon, donant servei proper a ciutadans).

Encara tenim una tercera vessant, que es dedica a analitzar indicadors. Pensem que mentre l’administració pública no analitzi els indicadors d’activitats no podrà millorar. Per llegir indicadors, primer els has de definir i recollir les dades. I això també requereix d’administració electrònica.

Quins són els plans de futur de Buisi Tools? Com veu la companyia d’aquí a cinc anys?
Som una empresa innovadora. L’administració electrònica és un tema que, com qui diu, acaba de començar. Queda molt de recorregut. Sorgiran moltes necessitats i relacions i volem ser-hi presents, liderant noves propostes. Veig Buisi Tools ajudant els ens públics a atrapar el futur i reforçant els back-offices dels ajuntaments per tal que puguin ser més útils per als ciutadans.