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Ayuntamiento de Sagunto

El ayuntamiento de Sagunto implanta la firma electrónica.

Entre otros beneficios que la implantación de las plataformas de Sage ha facilitado al Ayuntamiento de Sagunto se encuentran, no solo los que se refieren a los aspectos tecnológicos, sino que su puesta en funcionamiento ha supuesto un cambio organizativo y de cultura en los gestores municipales, haciéndolos partícipes del proyecto en su globalidad y consiguiendo de este modo el crecimiento de todas las áreas de la organización en cuanto a la gestión económica y presupuestaria municipal.

Sage Administración Pública
“Hemos conseguido el acceso a nuevas tecnologías, a una nueva manera de trabajar con la creación de cadenas de gestión, de tal forma que lo que cada uno hace repercute en el trabajo de los demás, hay que trabajar colaborando entre ellos, algo que como ya señalaba no es habitual en la administración, y no como si cada departamento fuera una isla” comentan desde Intervención.”
Perfil:
Perteneciente a la Comunidad Valenciana y con casi 70.000 habitantes y una superficie de 135,5 km2, Sagunto es la cuarta ciudad de la provincia de Valencia por población. En el crecimiento demográfico ha influido poderosamente la inmigración de gentes de procedencia diversa, en su mayoría de Aragón y Castilla. Su peso demográfico se debe a la instalación de importantes industrias siderúrgicas en su costa a principios del siglo XX, formando el núcleo urbano actual del Puerto de Sagunto. Su economía estaba basada principalmente en la industria siderúrgica y en la exportación de agrios. Dentro del suelo cultivado prevalecen cultivos de secano como algarrobos, olivos, vides y almendras; mientras que los cultivos de regadío se caracterizan por el naranjo y otros frutales.

Situación:
Hasta la implantación y puesta en marcha de las diferentes plataformas de Sage, el Ayuntamiento de Sagunto disponía de un sistema de contabilidad integrada que a pesar de su buen funcionamiento, estaba agotado tecnológicamente. La incorporación de un nuevo sistema debía cumplir un requisito imprescindible: permitir la firma electrónica.

Solución:
SICALWin, integrando procedimientos desarrollados en el gestor documental FIRMADOC y la Gestión del presupuesto de Sage

Beneficios:
Entre otros beneficios que la implantación de las plataformas de Sage ha facilitado al Ayuntamiento de Sagunto se encuentran, no solo los que se refieren a los aspectos tecnológicos, sino que su puesta en funcionamiento ha supuesto un cambio organizativo y de cultura en los gestores municipales, haciéndolos partícipes del proyecto en su globalidad y consiguiendo de este modo el crecimiento de todas las áreas de la organización en cuanto a la gestión económica y presupuestaria municipal.

El Ayuntamiento de Sagunto implanta la firma electrónica


En la ciudad de Sagunto, situada en la Comunidad Valenciana, confluyen dos ejes importantes de comunicaciones; el que parte hacia el interior -Aragón y norte de España- y el que comunica Cataluña con Andalucía, atravesando toda la Comunidad Valenciana. Esta situación estratégica le ha llevado a convertirse en uno de los más importantes de su comunidad con el consiguiente desarrollo demográfico y económico.

Este progreso global ha supuesto un trabajo extra para sus gestores municipales que han tenido que adaptar su forma de trabajar a las nuevas necesidades de los ciudadanos y a la implantación de las tecnologías más avanzadas o acordes con nuestros tiempos.

Reflejo de este desarrollo ha sido también una mayor sensibilidad con el impulso  de la Sociedad de la Información y el Conocimiento, que los responsables del Consistorio han llevado a cabo en los últimos años, con el objetivo de establecer la plena comunicación con sus ciudadanos y mejorando a la vez todo no solo lo referente a la Administración electrónica, sino también a la forma de trabajar de sus funcionarios.

Principales necesidades detectadas
Los responsables de la Intervención municipal del Ayuntamiento de Sagunto explican que “para hacer frente al trabajo diario del consistorio, se contaba con la experiencia  de un sistema con un cierto nivel tecnológico, en el momento en que se implantó, que integraba la contabilidad con gestión tributaria, seguimiento de gestión de expedientes, etc., pero que tecnológicamente era un producto agotado, por lo que nos propusimos dar un salto pero con un requisito imprescindible, que el nuevo sistema debía permitir la firma electrónica y la configuración de procesos”.

“El punto de partida de este proyecto fue la búsqueda de los mejores productos del mercado, independientemente de quién fuera el suministrador. Se buscaba una solución en el que la integración fuera uno de los requisitos más importantes, ya que los sistemas tenían que entenderse entre sí”, afirman los responsables de la Intervención. A partir de ahí debían ser los propios responsables de cada área los que tomaran sus decisiones y gestionaran la solución, responsabilizándose de las herramientas”.

Esta decisión que toman desde el consistorio era difícil porque como se señala “significaba trabajar colaborativamente”, algo que no es muy habitual en la Administración Pública. Por ello resultó complicada  y supuso un cambio de cultura, un paso importante, sin embargo las áreas gestoras han mejorado su gestión y  seguimiento de la gestión permitiendo relacionamos con nuestros proveedores directamente y cada uno tiene que conseguir desarrollar su producto adaptándolos a su gestión, por lo con el desarrollo de sus producto están más satisfechos”.

Para llevar a cabo este proyecto, desde el consistorio se diseñó un pliego único de condiciones técnicas de la licitación para todo lo referente a contabilidad y gestionado  por el área económica del ayuntamiento y al que se pudieron presentar todas las empresas interesadas. Finalmente solución aceptada fue la de Sage, con su  sistema Integrado de Gestión Económica, Financiera y Presupuestaria SICALWin, y el desarrollo de los procesos de gestión de subvenciones, que permite el mantenimiento y gestión de todas las subvenciones concedidas por la entidad, así como el desarrollo de otros procedimientos del área económica.

Fases y duración del proyecto
Desde la Intervención se explica que el plan se diseñó en tres fases, ya que “el proyecto de renovación tecnológica fue muy ambicioso. Se había pasado por cambios en la dirección del área  y, además, dicha área estaba en un nivel tecnologico de hace diez años. No había evolucionado organizativamente, por lo que el primer planteamiento fue descentralizar el gasto, que no fuera la propia intervención la que llevara los procesos, sino que los gestores accedieran a ellos a través de las herramientas que habíamos adquirido, que controlaran en cada momento en qué situación estaban en cuanto a sus presupuestos. Esto ha supuesto un gran éxito, la cadena se ha dotado de mayor responsabilidad en la gestión, ya que pueden en todo momento saber la situación en que se encuentran”.

Pero aunque como se afirma por sus responsables  ha sido un gran éxito, también ha sido un proceso muy costoso,  “porque se ha trabajado con profesionales de todo tipo y de todas las áreas, con cuarenta centros gestores del gasto. Para poder llevarlo adelante tuvimos que definir un responsable y un tramitador en cada uno de ellos y por encima los responsables políticos. Ha significado un proceso de formación difícil que nos ha obligado a una ardua labor de reciclaje de profesionales que tenían muy diferentes procedencias,  incluso algunos no administrativas, por lo que en esos casos lo más difícil ha sido vencer su resistencia inicial, convencerles que los nuevos procesos no eran tan complicados y que los beneficios y mejoras iban a ser importantes. Finalmente todo ha culminado con la satisfacción de estos trabajadores que han conseguido elevar su nivel profesional”.

El trabajo en este punto del proyecto fue complicado pues supuso ofrecer formación a una gran cantidad de trabajadores para que aprendieran a registrar facturas, en un primer momento sin firma electrónica, y registrar partidas de los centros de gasto.
“Existían los circuitos, pero no el proceso”,  y no siempre las estructuras organizativas tenían en cuenta la estructura del presupuesto y además con una dificultad añadida, estábamos en prórroga presupuestaria desde 2009, lo que supuso que el presupuesto para esta partida no estuviera adecuado a la normativa ni legal ni jurídica”.

En una segunda fase, que comenzó a finales de 2010, se digitalizaron las facturas y se incorporó la firma electrónica, “fue un período complicado”, señalan sus responsables, “porque coincidió con el final del ejercicio con todos los procesos que eso significa y además con un sistema nuevo, pero decidimos hacerlo así para comenzar 2011 con la nueva plataforma en pleno funcionamiento. Incluimos en el proceso a los concejales que ya disponían de su firma electrónica”.

Un aspecto importante fue la implicación de los responsables políticos, que apostaron claramente por el cambio y que trabajaron mucho con las personas del departamento de Sistemas responsables del aplicativo y de la Intervención.

La tercera y última fase en la que se encuentra actualmente el proyecto consistió en incorporar todas las facturas y documentos contables al circuito de firma electrónica. “Tenemos en marcha diez procedimientos administrativos de intervención, cuatro transversales de la administración que son los que tienen que ver con las subvenciones y el resto de los procedimientos propios de la intervención municipal. Nuestro objetivo es que la tramitación electrónica sea lo más completa posible, y por ello hemos definido niveles aunque todavía nos falta por habilitar la sede electrónica, que será el siguiente gran paso”, explican sus responsables.

Beneficios y mejoras evidentes
Aunque el trabajo para poner en marcha todo este proceso ha sido y es  duro, en estos momentos comienzan a verse los beneficios, que como se señala, en un primer momento “han sido fundamentalmente organizativos en cuanto al cambio de mentalidad y de responsabilidad de los gestores a la hora de elegir e introducir las herramientas informáticas más adecuadas para su trabajo. Y aunque esto ha chocado, y sigue chocando con la visión tradicional del ayuntamiento y ha provocado conflictos, el tiempo lo pone todo en su lugar. Gracias a ello hemos conseguido el acceso a nuevas tecnologías, a una nueva manera de trabajar con la creación de cadenas de gestión, de tal forma que lo que cada uno hace repercute en el trabajo de los demás, hay que trabajar colaborando entre ellos, algo que como ya señalaba no es habitual en la administración, y no como si cada departamento fuera una isla” comentan desde Intervención.

Para sus responsables era necesario, “hacerlos partícipes del proyecto en su globalidad, que no individualice el proceso y vean que trabajando en conjunto ganan, que la tarea de fondo no es la misma si se reparten los pesos y el sistema gana y nuestra organización mejora también”.

Planes de futuro
Los avances en la eliminación del papel son ahora uno de los objetivos del consistorio.

“Sagunto tiene dos núcleos urbanos y mucha dispersión de edificios municipales, y aunque todavía estamos en las primeras fases del proyecto de eliminación del papel, al poner en marcha la cadena de gestión, el avance será inmediato porque se eliminarán muchos de los traslados físicos de documentos de un edificio a otros. Para crecer necesitamos que todas las partes de la organización evolucionen de forma similar, debemos darnos cuenta de que estamos en el mismo barco, y es positivo colaborar con quienes quieren adaptarse tecnológicamente” concluyen desde Intervención.



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