“Tot i que anem digitalitzant moltes coses, el paper seguirà existint als arxius municipals”
A vint anys de la seva creació, la Xarxa d’Arxius Municipals de la Diputació dona servei directe a 164 municipis de la demarcació de Barcelona. Avui parlem amb el seu director, un reputat expert en el camp de l’arxivística: Jaume Enric Zamora Escala.
En què consisteix la Xarxa d’Arxius Municipals de la Diputació? Quina feina fa?
Aquest és un projecte que va arrencar el 2004, després d’una sèrie d’iniciatives que provenien dels anys 90. En aquell temps, la situació de la majoria dels arxius dels municipis era precària i, a partir de les demandes dels ajuntaments, juntament amb l’Associació d’Arxivers de Catalunya i del Centre d’Estudis del Bages, es va crear un model per organitzar-los i posar-los al dia. Aquest va ser l’antecedent de l’actual Xarxa, que, al principi, es basava en persones autònomes que eren contractades. Finalment, l’any 1998 es va contractar un primer equip de persones que acabarien sent els que actualment conformen el programa.
Avui, ens ocupem de gestionar els arxius municipals de localitats de fins a 10.000 habitants. Comptem amb un equip consolidat de deu persones que volten el territori de la demarcació de manera constant. I, a banda, hi ha dues persones més que ens encarreguem de la feina de gestió i de coordinació. A més, la Xarxa també ajuda a 89 Ajuntaments que compten amb un personal propi per a gestionar els seus arxius, donant-los recursos i serveis.
Als anys 90, la situació de la majoria dels arxius dels municipis era precària i es va crear un model per organitzar-los i posar-los al dia. Un arxiu municipal organitzat i accessible és un bon indicador de qualitat democràtica.
Als anys 90, la situació de la majoria dels arxius dels municipis era precària i es va crear un model per organitzar-los i posar-los al dia
I en què consisteix la feina dels arxivers itinerants de la Diputació?
A la Xarxa hi ha dues modalitats de treball. D’una banda, tenim el programa de manteniment, adreçat als municipis menors de 10.000 habitants. Segons la legislació, un ajuntament d’aquesta mena de localitats no està obligat a crear la plaça d’arxiver, tot i que si vol, ho pot fer.
L’altra modalitat és la de central de serveis tècnics. Amb independència de les dimensions de la població, donem serveis a ajuntaments amb la condició que tinguin un equip establert d’arxivers, o un responsable. A aquests ajuntaments els donem recursos i serveis, que poden ser: l’organització de la documentació, la digitalització, la restauració, la formació. Especialment, gestionem aquella documentació que, amb el pas del temps, perd valor administratiu però en guanya d’històric i cultural.
Gestionem aquella documentació que, amb el pas del temps, perd valor administratiu però en guanya d’històric i cultural
I com es pot accedir a tanta informació com hi ha als arxius dels diversos municipis de la demarcació?
La documentació dels arxius és accessible a través dels quadres de classificació i els inventaris disponibles a la web. I, a banda, tenim algunes eines que també funcionen a través de la web. Des d’allí podem consultar actes històriques dels plens dels ajuntaments. Actualment estem treballant en un portal d’imatges digitalitzades. Però ens fa falta un portal definitiu, unificat, per a tot el país, que permeti l’accés fàcil a la informació dels diversos nivells de l’Administració.
Ens fa falta un portal definitiu, unificat, per a tot el país, que permeti l’accés fàcil a la informació dels diversos nivells de l’Administració
Existeix una Xarxa que uneixi tots els arxius de Catalunya?
Nosaltres estem dedicats als arxius municipals de la demarcació de Barcelona. Cal recordar que hi ha tres demarcacions més i que cadascuna té un ritme distint. No obstant, a més de les diputacions, hi ha una xarxa d’arxius comarcals que depèn de la Generalitat i que ofereix una altra tipologia de serveis: es troba implantada a les capitals de comarca i gestionen l’arxiu municipal de cada capital, així com la documentació territorial de la Generalitat. També, els protocols notarials, o alguns dipòsits de documentació que alguns ajuntaments fan o fons privats cedits.
Nosaltres sempre hem intentat garantir una gestió in situ. Si pot ser, mantenint físicament els arxius a cada ajuntament, que així el fan més seu per a una correcta gestió i alhora esdevé una important eina de la identitat i memòria local. Per aquesta raó va néixer el model de gestió de l’arxiver itinerant: cadascun dels nostres arxivers es desplaça a uns 15 o 20 ajuntaments que té assignats al cap de l’any. I, un cop allà, en funció de les dimensions del municipi, cada arxiver garanteix el manteniment de l’arxiu. No és el mateix treballar al Berguedà, per exemple, que als Vallesos o al Maresme, perquè el nombre de localitats i les dimensions que tenen són molt diferents.
Intentem garantir una gestió in situ. Per aquesta raó va néixer el model de gestió de l’arxiver itinerant
Vostès també fan difusió cultural.
Així és. Regularment fem exposicions virtuals al voltant d’un tema. Enguany, com que celebràvem els 20 anys d’existència de la Xarxa, hem fet una exposició anomenada “Som 250”, que mostra els equipaments, les persones, els documents i la feina que fem els professionals.
Enguany, com que celebràvem els 20 anys d’existència de la Xarxa, hem fet una exposició anomenada “Som 250”
Com que la majoria de persones no han entrat mai en un arxiu municipal, com ens en podria descriure un?
El “nucli dur” d’un arxiu municipal és el fons municipal. És a dir, el bagatge de documentació que es genera a partir de les competències de cada ajuntament. Aquí hi trobem les actes del ple, les de la junta de govern local i qualsevol altra documentació generada. Al llarg dels anys, se’n genera molta. Per exemple, en els municipis hi podem trobar fins i tot la informació que es creava quan hi havia les famoses quintes del servei militar. Ara és una documentació històrica.
Però també hi ha elements més moderns. Per exemple: la gestió del padró, les taxes i impostos propis, els documents d’urbanisme, els derivats de competències culturals, o de serveis socials…
En els arxius municipals hi podem trobar fins i tot la informació de les famoses quintes del servei militar. Ara és una documentació històrica
Tot això és el que l’ajuntament de torn va generant i conservant.
Sí, però de vegades també ho pot ingressar un particular, sigui persona o entitat. Per exemple, imagineu-vos una persona que tingui una trajectòria destacada en algun aspecte, i que ha generat una documentació històrica interessant… L’arxiu municipal té la funció de vetllar també per aquest patrimoni documental local.
Seguim: ens parlàveu del fons municipal.
Sí. Aquest fons se sol conservar majoritàriament en format paper. I, malgrat que en els darrers anys anem digitalitzant moltes coses, el paper seguirà existint. Per tant, parlem d’un dipòsit de conservació que, idealment, hauria de mantenir-se en els 18-20 graus de temperatura i en un 55-60% d’humitat relativa… La realitat, però, ens diu que no totes les instal·lacions permeten aquestes condicions de conservació. Especialment, en municipis molt petits. Afortunadament, però, tenim termohigròmetres (aparells de control) instal·lats en bona part dels arxius per controlar aquests paràmetres i evitar que oscil·lin gaire. També comptem amb una tècnica en conservació i restauració amb la que fem programes de conservació preventiva, evitant infeccions o humitats i coordinem les restauracions escaients.
Finalment, al dipòsit hi hauria d’haver un mobiliari adequat i una bona neteja. També un control dels accessos… Penseu que molta de la informació que es guarda en un arxiu conté dades sensibles i cal tenir-ne cura. I, encara que no fos així, no volem que ningú entri i desendreci les coses.
I què més hi ha en un arxiu municipal?
A banda del dipòsit, també hi ha d’haver un punt de treball intern i un punt de consulta, extern, per a qui vulgui accedir a aquests documents, siguin persones particulars o bé investigadors. En funció de les dimensions de la localitat, hi haurà més o menys punts de consulta.
En aquests 20 anys d’existència de la Xarxa, han fet vostès troballes interessants?
Moltes. I és difícil concretar-ne una. Per exemple, vam anar estirant el fil fins a documentar com feien la feina mestres de la Segona República. Tot va sortir d’una consulta d’unes revistes que dirigia el mestre Benaiges i que els alumnes feien a les mateixes aules. Aquells documents eren només el resultat d’una modalitat pedagògica que promovia l’experimentació, el treball directe dels alumnes, la correspondència entre alumnes de diverses escoles…
Gràcies a aquesta recerca, vam fer una crida i van aparèixer persones al municipi que encara guardaven aquestes revistes. I ara en tenim de molt ben conservades en diversos municipis. Aquest ha estat un cas d’èxit en la recuperació documental, però també de la memòria històrica, o democràtica.
Vam anar estirant el fil fins a documentar com feien la feina els mestres de la Segona República
Així doncs els arxivers i arxiveres no fan una feina passiva, sinó que també fan recerca.
En els inicis, els arxivers prioritzaven la recerca en els arxius, fins i tot a nivell particular perquè gairebé tots provenim de la carrera d’Història. Però caldria diferenciar entre la funció de l’arxiver i la de l’historiador. El primer recupera i gestiona la documentació, de manera que quedi ben organitzada, classificada, descrita, etcètera a un arxiu i també veltlla per la recuperació de documents del mateix municipi. L’historiador es dedica a la recerca i estudi dels documents que organitza l’arxiver i que posa a disposició pública.
Com es la relació entre els arxivers i els ajuntaments?
Cada ajuntament és un món. Però amb cadascun, la Diputació hi signa un conveni i ambdues parts pacten una sèrie de compromisos. Nosaltres proporcionem un model reglamentari que especifica el servei d’arxiu, l’accés, les reproduccions…amb l’arxiver itinerant que assumeix la gestió i els criteris tècnics del manteniment de l’arxiu municipal, tant amb la documentació en paper com amb la documentació electrònica/digital que ja es va generant. I els ajuntaments han de posar una persona de perfil administratiu de suport, que garantirà el dia a dia d’acord amb l’arxiver itinerant.
La relació, no obstant, és molt bona perquè l’objectiu és comú. També és veritat que alguns ajuntaments posen més facilitats que d’altres.
Cada ajuntament és un món. Però amb cadascun, la Diputació hi signa un conveni i ambdues parts pacten una sèrie de compromisos
Tots els municipis de la Diputació de Barcelona estan coberts amb el servei?
Tot parteix de la iniciativa dels ajuntaments. Són ells els que ho han de demanar. Nosaltres no hi anem a oferir els serveis. Actualment estem a 164 municipis menors de 10.000 habitants de 230 existents.
Com us deia abans, les capitals comarcals són un cas especial, perquè alguns dels seus arxius municipals estan gestionats per l’arxiu comarcal i per un equip de persones propi de l’ajuntament. Però amb el nostre programa de manteniment, garantim la gestió directa.
Actualment estem a 164 municipis menors de 10.000 habitants de 230 existents
Quin és el futur de la feina d’arxiver, ara que comencem a treballar amb la Intel·ligència Artificial?
Cada dos anys, nosaltres celebrem una jornada anomenada “Laboratori d’arxius municipals”. Enguany tractarem la relació de la nostra feina amb la I.A. i de quina manera podem aprofitar-la per fer fàcil la feina i per explotar més bé les dades i els documents.
Per a nosaltres, el reciclatge i la formació continua és molt important perquè ens permet aprofitar eines noves per classificar i explotar les dades. Però recordo que des dels anys 90, als inicis, ja teníem reptes amb la tecnologia… Aleshores era la informàtica. Després, als 2000, va arribar l’administració electrònica. Ara hem d’acabar d’estandarditzar els gestors d’expedients d’acord amb els criteris arxivístics i de gestió documental. L’adaptació i la innovació han de ser constants i el treball en xarxa és fonamental.
Perfil de Jaume Enric Zamora Escala
Jaume Enric Zamora és el Cap de la Unitat de la Xarxa d’Arxius Municipals de la Diputació de Barcelona. És doctor en Història Contemporània per la Universitat de Barcelona i Màster en Arxivística per la Universitat Autònoma. Ha treballat en diversos arxius municipals, a l’Arxiu Nacional de Catalunya o a l’Administració de Justícia. El 1998 va accedir a la Diputació on va ajudar a consolidar un equip permanent d’arxivers. El 2004 aquell equip va donar peu a la Xarxa d’Arxius Municipals.
Links relacionats:
